CAF centrum Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo (ÚNMS SR) zorganizovalo workshopy na výmenu skúseností v oblasti riadenia ľudských zdrojov. Ministerstvá ako aj ostatné ústredné orgány štátnej správy sú zameraním svojej činnosti rôzne. Každé z nich sa venuje špecifickej oblasti, ktorá má určitou formou dosah na život občanov, ako aj podnikateľov. Niečo však majú spoločné. Na efektívny výkon svojej spravovanej oblasti potrebujú dostatočný počet kvalifikovaných zamestnancov.

To, že v súčasnej dobe nie je jednoduché do štátnej správy prilákať mladých odborníkov nie je novým faktom a často je dokonca náročné prijatých zamestnancov udržať v organizácii. Pracovnoprávnu legislatívu máme síce všetci rovnakú, ale spôsob, akým pristupujeme k riadeniu ľudských zdrojov, aby sme vedeli aspoň v nejakej miere konkurovať súkromnému sektoru, má každá organizácia vo vlastných rukách.

Nepochybne je to náročná činnosť a je potrebné sa dôsledne venovať skvalitneniu každej oblasti životného cyklu zamestnanca, od jeho výberu, nástupu, cez jeho adaptáciu, vzdelávanie, pracovný život na pracovisku a odmeňovanie za vykonanú prácu. Nesmieme opomenúť ani jeho prípadný odchod a analyzovanie jeho príčin.

S cieľom stretnutia, diskusie a výmeny skúseností v tejto oblasti zorganizovalo CAF centrum ÚNMS SR dva workshopy so zástupcami osobných úradov a zástupcov kvalitárov, t. j. metodikov modelu CAF/EFQM a manažérov kvality.

Nie je možno typické, že stretnutie k oblasti riadenia ľudských zdrojov organizuje úrad, ktorý, ako už z názvu vyplýva, je značne technicky zameraný. V jeho pôsobnosti je však aj oblasť kvality. ÚNMS SR je koordinátorom Národného programu kvality Slovenskej republiky a je národným korešpondentom modelu CAF. Zabezpečuje na Slovensku aj vzdelávanie a rozširovanie tohto európskeho nástroja zlepšovania do najrôznejších oblastí verejnej správy.

Model CAF pomáha naštartovať systémový a hlavne komplexný prístup ku kvalite v organizáciách cez konkrétne zlepšovacie aktivity a projekty smerované do rôznych oblastí strategického, ale často aj každodenného života organizácie.

„Počas implementácie modelu CAF v organizáciách verenej správy sme sa za posledné roky osobne stretli s desiatkami zamestnancov osobných úradov. Dve z deviatich kritérií modelu CAF sú zamerané práve na ľudské zdroje ako kľúčový faktor kvalitnej výkonnosti organizácie. A práve preto, veľké množstvo zlepšovacích aktivít je v organizáciách zameraných práve na túto oblasť. Našou snahou bolo prostredníctvom týchto workshopov prepojiť zamestnancov osobných úradov, ktorí čelia tým istým, resp. podobným problémom, aby sa navzájom osobne spoznali a priniesť im fórum na výmenu skúseností, či dobrej praxe.“, Anna Budiaková, riaditeľka odboru kvality a projektového riadenia ÚNMS SR.

Spomínané workshopy sa uskutočnili v dvoch termínoch, 12.03.2024 pre zástupcov ministerstiev a 13.03.2024 pre zástupcov ostatných ústredných orgánov štátnej správy. Na workshopy sme s cieľom zabezpečenia kvalifikovaných odpovedí na otázky pozvali okrem osobných úradov a kvalitárov aj zástupcov Sekcie štátnej služby a verejnej služby Úradu vlády Slovenskej republiky, ktorý je v zmysle kompetenčného zákona ústredným orgánom štátnej správy pre štátnozamestnanecké vzťahy a právne vzťahy pri výkone práce vo verejnom záujme a taktiež zástupcov Rady pre štátnu službu.

Program workshopov bol pre oba dni rovnaký a bol rozdelený na dve časti, doobeda odzneli štyri zaujímavé príspevky. 

1) Prax služobných úradov v oblasti služobných hodnotení a vzdelávania

Sme veľmi radi, že pozvanie na workshopy prijali dvaja členovia Rady pre štátnu službu, ktorá je nezávislým koordinačným a monitorovacím na ochranu princípov štátnej služby. Prvým z nich bol Marián Török, ktorý predstavil výsledky zberu dát od štátnych zamestnancov, služobných úradov a podelil sa aj o odporúčania Rady pre štátnu službu k téme služobné hodnotenia a vzdelávanie. Tieto témy vyvolali hneď na úvod otvorenú a živú diskusiu a otázok neustále pribúdalo.

Najviac diskutovanými témami boli:

• jasná komunikácia podmienok služobného hodnotenia vopred,
• príprava kritérií a vypracovanie manuálu pre služobné hodnotenie v organizáciách a odstránenie nerovnakého prístupu k hodnoteniu zo strany vedúcich zamestnancov,
• stupnica hodnotenia v kontexte „školského škálovania výsledkov“ a jej možné zmeny,
• potreba prípravy štátneho zamestnanca na služobného hodnotenie, tzv. sebahodnotenie,
• odformalizovanie služobných hodnotení,
• potreba vytvárať priestor pre ďalšie vzdelávanie, osobný rast štátnych zamestnancov na základe výsledkov služobného hodnotenia,
• dôležitosť kvality poskytovania vzdelávacích aktivít tak, aby boli systematickým procesom získavania ďalších kompetentností,
• prax v oblasti tvorby individuálnych plánov kompetenčného vzdelávania, ale aj plánu vzdelávania za celú organizáciu,
• správne nastavené pravidlá vyhodnocovania vzdelávania

2) Zistenia Rady pre štátnu službu v oblasti etiky ako zdroj pre prax služobných úradov

Druhým členom Rady pre štátnu službu, ktorého príspevok počas workshopu odznel bol Maroš Paulini. Jeho téma sa venovala problematike etiky v služobných úradoch, ktorá je dôležitým faktorom pre fungovanie štátnej správy, ale aj našej spoločnosti. Etický kódex, ktorý ustanovuje zásady etického správania štátneho zamestnanca nadobudol účinnosť začiatkom roka 2020.

Rada pre štátnu službu vydala komentár k etickému kódexu, ktorý obsahuje množstvo užitočných informácií. Hovorí okrem iného o tom, že len prijatím etického kódexu by sa snaha organizácií v tejto oblasti nemala končiť. Práve naopak, služobné úrady by mali neustále zvyšovať povedomie o dôležitosti etického správania, vytvárať tzv. etickú infraštruktúru, teda nástroje a postupy, ktoré budú pôsobiť preventívne a motivačne k etickému správaniu a obmedzovať nežiaduce správanie. Etika v služobných úradoch nie je izolovaná, mala by sa premietnuť do ďalších oblastí ako prijímanie ľudských zdrojov, hodnotenie zamestnancov, odmeňovanie, každodenný život zamestnanca, kedy sa môže stretnúť s nejakými etickými dilemami a pod.

M. Paulini hovoril predovšetkým o faktoroch, ktoré ovplyvňujú etické správanie, ale naopak aj o faktoroch, ktoré oslabujú motiváciu k etickému správaniu. Možno sem určite zaradiť správanie nadriadených, ktorí by mali byť aj v tejto oblasti vzorom pre svojich zamestnancov, ale taktiež správanie kolegov a spolupracovníkov. V ďalšej časti príspevku sa venoval zmene správania v organizácii a tomu ako môže toto správanie vplývať na zmenu etickej klímy v organizácii.

3) Skúsenosti s tvorbou a implementáciou stratégie riadenia ľudských zdrojov na Ministerstve životného prostredia SR

Jedným zo spôsobov, akým dosiahnuť systémové zmeny v oblasti riadenia ľudských, je aj vytvorenie stratégie s jasne stanovenými cieľmi a aktivitami na ich naplnenie. Znie to možno jednoducho, ale také jednoduché to však nie je. Skúsenosti z procesu tvorby Stratégie riadenia ľudských zdrojov Ministerstva životného prostredia SR boli na workshopoch predstavené zástupcom osobného úradu.

Východiskom pre tvorbu stratégie boli okrem iného výsledky samohodnotenia v rámci modelu CAF. Začala sa tvoriť ako rozrastajúca sa mapa cieľov a opatrení a bola postupne dopĺňaná počas diskusií, ktoré sa viedli na rôznej úrovni ministerstva. Vo finále mala stratégia zadefinovaný globálny cieľ, dva strategické ciele a viacero špecifických cieľov. Dôsledne bol nastavený proces monitorovania, ku každému cieľu bol nastavený jasný indikátor (merný ukazovateľ). Počas workshopu boli predstavené aj konkrétne aktivity v rámci jednotlivých cieľov, ktoré boli pre účastníkov cenným zdrojom inšpirácií.

4) Zmena prístupu k riadeniu ľudských zdrojov Úradu priemyselného vlastníctva SR

Generačná obmena čaká v určitom bode každú organizáciu. V štátnej správe je veľmi náročné sa na tento proces pripraviť a vôbec nie je ľahké ani nájsť mladých odborníkov, ktorí by prebrali „štafetu“ po skúsených zamestnancoch. Práve s touto situáciou sa stretli aj v Úrade priemyselného vlastníctva SR, kde zistili, že ak chcú generačnú obmenu zvládnuť dobre, musia zmeniť nie len jednu, ale sériu vecí a prístupov k riadeniu ľudských zdrojov. Prvým krokom bola analýzy vekovej štruktúry zamestnancov a následne sa pristúpilo k modernizácii riadenia ľudských zdrojov, kde bolo jedným cieľom dosiahnuť, aby osobný úrad prešiel od „iba administratívnej podpory“ k aktívnemu riadeniu ľudských zdrojov počas celého životného cyklu zamestnanca v úrade.

Všetky ostatné kroky už boli priamo nadväzujúce zlepšenia, aj systémové kroky, kde možno zaradiť napr. identifikáciu kritických miest (expertné pozície, odborné úseky a pod.), vytvorenie Stratégie nástupníctva a generačnej obmeny, aktívne vyhľadávanie potenciálnych uchádzačov o zamestnanie, nový onboardingový proces, zatraktívnenie benefitov a samozrejme aj množstvo aktivít zameraných na udržanie zamestnancov.

Diskusná časť 

Po vystúpení pozvaných hostí nasledovala diskusná časť workshopov, základ ktorej tvorili otázky, ktoré zaujímali účastníkov a boli zistené na základe dotazníkového prieskumu pred konaním workshopu. Cieľom bolo zistiť, ktoré sú tie témy, ktoré účastníkov najviac zaujímajú. V rámci dotazníkového prieskumu prišlo celkovo vyše 126 otázok, z ktorých sa tie kľúčové a najčastejšie opakujúce zaradili do diskusnej časti.

Najviac diskutovanými témami boli:

• problematika služobných hodnotení, adaptačné a kompetenčné vzdelávanie, na ktoré smerovalo množstvo otázok už počas úvodného vystúpenia M. Töröka z Rady pre štátnu službu,
• plánovanie ľudských zdrojov,
• prilákanie ľudí z trhu práce do štátnej služby a spolupráca s vysokými školami,
• udržanie zamestnancov v štátnej správe, aby po nástupe do nej neodišli do privátneho sektora,
• aktualizácia a sledovanie úspešnosti benefitov,
• politika odmeňovania zamestnancov,
• získavanie spätnej väzby od zamestnancov,
• analýza príčin odchodu zamestnancov.

Workshopy sa počas oboch dní stretli s pozitívnym ohlasom, účastníci ocenili možnosť stretnúť sa, spoznať nových kolegov, dozvedieť sa nové informácie, ale aj načerpať inšpirácie od iných organizácií. Veríme, že tieto stretnutia naštartovali nové partnerstvá, ktorých prínosy budú badateľné v jednotlivých služobných úradoch a ocenia ich, či už súčasní alebo budúci, potenciálni zamestnanci.