CAF centrum Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR zorganizovalo 20. júna 2025 online konferenciu k riadeniu internej dokumentácie, ktorá bola určená pre organizácie verejnej správy. Mottom konferencie bolo: Zajtrajšie „prečo?“ má dnes svoju odpoveď v dokumentácii.
Interná dokumentácia nie je len o "papieroch", nie je to byrokratický nadbytok, ktorý musíme dodržiavať. Je to predovšetkým nástroj, ktorý organizácii umožňuje fungovať efektívne, predvídateľne a transparentne. Dobre riadená interná dokumentácia je pilierom:
- kvality poskytovaných služieb,
- riadenia rizík a znižovania chýb,
- rozvoja organizácie a odovzdávania skúseností,
- podpory inovácií a kontinuálneho zlepšovania.
Náležitú pozornosť musíme v organizáciách venovať aj tvorbe internej dokumentácie. Často pri nej narážame na dilemu medzi „čo najjednoduchšie“ a „čo najpodrobnejšie“. Všeobecne platí, že dokumentácia by mala byť:
- účelná – zachytávala potrebné informácie, nie viac, ani menej,
- prehľadná – aby ju mohli efektívne využívať všetci zamestnanci,
- aktuálna – aby bola pravidelne revidovaná a odrážala realitu,
- prístupná – aby bola k dispozícii tým, ktorí ju potrebujú, keď ju potrebujú,
- zrozumiteľná – aby nebola nečitateľným labyrintom byrokracie.
V praxi verejnej správy platí jednoduché pravidlo: Dobre vedená dokumentácia šetrí čas, predchádza chybám, uľahčuje kontrolu aj audit, a zároveň chráni samotných zamestnancov.
Cieľom online konferencie organizovanej CAF centrom bolo prezentovanie spôsobu riadenia internej dokumentácie v štyroch rôznych organizáciách, výmena dobrej praxe a vzájomné inšpirovanie sa. Na konferencii sa podelili o svoje skúsenosti s riadením internej dokumentácie zástupcovia:
- Ministerstva obrany SR,
- Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR,
- Slovenskej národnej knižnice v Martine,
- Mestského úradu Žilina.
Online konferencie sa zúčastnilo 250 zástupcov organizácií verejnej správy z celého Slovenska. Zastúpenie medzi účastníkmi mali zamestnanci ústredných orgánov štátnej správy, štátnych inštitúcií a úradov, samospráv, zariadení sociálnych služieb, stredných a vysokých škôl a ďalších.
Účastníci mali vytvorený priestor na položenie svojich otázok prednášajúcim priebežne počas jednotlivých prednášok prostredníctvom chatu, ale aj po prezentácii príspevku. Najviac zarezonovali otázky zamerané na oboznamovanie zamestnancov s internou dokumentáciou, jej aktualizáciou, ale aj praktické otázky ohľadom konkrétnych riešení v rámci procesu riadenia internej dokumentácie.
Tešia nás pozitívne ohlasy na konferenciu, ktoré nám mnohí účastníci zaslali. Všetkým prednášajúcim ešte raz ďakujeme za ich ochotu zdieľať svoje skúsenosti a účastníkom za ich otázky v rámci diskusie.